快速搞定工牌,Word神技——邮件合并!
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(一)
动物园管理员「加班狗」,下午4点接到园长电话,要求为每一种动物制作一份信息卡。
信息卡上必须有动物的姓名、性别、年龄、照片等信息。
还没等「加班狗」反应过来,园长就把基础素材发了过来。
重要的事情说三遍:明天要,第二天要,第二天要!
「加班狗」看了下素材:动物照片和信息表(Excel)
信息卡的版式如下:
这还不简单,不就是将Excel和照片信息一对一放到Word里么?
「加班狗」是这么干的:
第一步:【打开】Word
第二步:【插入】表格
第三步:把信息从Excel中复制到Word中
第四步:【插入图片】找到对应图片
做着做着,「加班狗」发现,这个方法固然可行,但是照片跟信息有1032条呢?
这可怎么办?
① 对照片进行【重命名】,每个文件名与表格中的名字保持一一对应。
这里以“动物姓名”进行统一命名。
② 由于图片均为 jpg 格式,为后续匹配方便。
在Excel表格中新增最后一列,命名为【照片】,格式为“动物姓名.jpg”
↑表格项目与表格项目保持一致
点击【自定义快速访问工具栏】上的下拉三角,
选择【其他命令】-【所有命令】,找到【插入域】-添加到右侧。
❶ 将照片、表格(Excel)、信息卡模板(Word)放到同一个文件夹中。
❸ 点击【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】,选中Excel表格;
❹ 鼠标点击【序号】后一列空白处,点击【邮件】-【插入合并域】-【序号】;
以此类推完成【姓名】、【性别】、【年龄】的合并域插入;
↑进行一一匹配
❺ 点击需要放置图片的单元格,点击【插入域】-【IncludePicture】
在右侧【域属性】中随便输入字符,这里就输入「随便」(输入什么都行,起到占位符的作用)
点击【确定】。
↑照片对应有点区别
❻ 【点击选中】不能显示的图片
按下【Shift+F9】,此时图片显示为代码了。删除「随便」两个字
点击【邮件】-【插入合并域】,选择【照片】,这时代码会直接变成不可显示的图片(红叉叉)。
❼
【点击选中】无法显示的图片-按下【F9】。
图片出现啦~
↑插入照片3
(注) 如果图片还是无法正常显示,请检查是否所有在同一文件夹中;检查照片名与表格中是否保持严格一致。
❽
点击【开始邮件合并】- 选择【目录】;
点击【完成并合并】-【编辑单个文档】-【全部】,
此时,Word会自动新建一个文档,
全选所有内容(快捷键)- 按下【F9】刷新所有图片。
↑大功告成
(注) 有时候新文档保存的位置不对,你可以选择将文档另存到照片所在的文件夹,然后按下【F9】刷新图片。
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作者丨旭叨(微信公众号ID:xudao86)
编辑丨阿机
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